Stel in een aanvraagformulier alleen vragen die het reageren makkelijker maken of die jou helpen bij de opvolging. Meestal zijn dat er twee tot vier: wat zoekt iemand, waar staat hij nu, wanneer wil hij verder en hoe kun je hem bereiken. Alles daarbuiten kun je in het eerste gesprek vragen.

Waarom het formulier zo belangrijk is

Het formulier is het laatste stuk van de route. Iemand heeft je pagina gelezen, heeft vertrouwen gekregen en wil contact. Als het formulier dan te lang, te vaag of te zakelijk is, haakt hij alsnog af.

Tegelijk wil je niet alleen een naam en een e-mailadres. Dan weet je bij de opvolging niets en begint elk gesprek bij nul. Het doel is dus een balans: laagdrempelig voor de bezoeker, nuttig voor jou.

De vier vragen die bijna altijd werken

  • Wat wil je bereiken? Liefst als keuze uit een paar herkenbare antwoorden. Klikken is makkelijker dan typen.
  • Waar sta je nu? Bijvoorbeeld: ik oriënteer me nog, ik vergelijk aanbieders, ik wil snel starten.
  • Wanneer wil je verder? Deze maand, dit kwartaal of nog geen idee. Zo weet je hoe snel je moet reageren.
  • Hoe kunnen we je bereiken? Naam en e-mail, en telefoon alleen als je echt belt.

Met deze vier antwoorden weet je bij de opvolging al wie er voor je staat, wat diegene zoekt en hoe je kunt helpen. Dat maakt je eerste reactie veel persoonlijker.

Keuzes in plaats van open vragen

Open vragen kosten moeite. Veel mensen weten nog niet precies hoe ze hun vraag moeten formuleren. Daarom werken keuzes vaak beter. Geef drie of vier herkenbare opties en een veld voor een eventuele toelichting.

Formuleer de opties in de taal van je klant, niet in je eigen vakjargon. Niet "leadgeneratie", maar "meer aanvragen via mijn website".

Stap voor stap in plaats van alles tegelijk

Een formulier met acht velden op één scherm voelt als werk. Hetzelfde formulier in drie korte stappen voelt veel lichter. De eerste stap is dan één simpele keuze. Wie die heeft gemaakt, rondt het formulier vaker af.

Onderzoek van de Nielsen Norman Group naar het ontwerpen van webformulieren laat zien hoeveel duidelijke labels, logische volgorde en goede foutmeldingen uitmaken. Dat geldt voor elk formulier, ook voor dat van jou.

Zet het formulier op de juiste plek

Het beste formulier helpt niets als niemand het ziet. Zet het formulier op de pagina waar bezoekers hun antwoord vinden, niet alleen op een aparte contactpagina. En pas de vragen aan de pagina aan. Iemand die een artikel over kosten leest, heeft andere vragen dan iemand op je dienstenpagina.

Meer over waar bezoekers nu binnenkomen en afhaken lees je in onze website krijgt bezoekers, maar levert weinig aanvragen op.

En daarna: de opvolging

Een goed formulier is het halve werk. De andere helft is snel en persoonlijk reageren. Zorg dat aanvragen niet in een algemene mailbox verdwijnen, maar direct in je klantensysteem of bij de juiste persoon terechtkomen. Lees ook hoe volg je offertes sneller op? of bekijk hoe opvolging en automatisering daarbij kunnen helpen.

Veelgestelde vragen

Moet ik om een telefoonnummer vragen?

Alleen als je echt belt. Een verplicht telefoonnummer is voor veel mensen een drempel. Maak het optioneel en vraag wat iemand liever heeft.

Hoeveel velden zijn te veel?

Er is geen magisch getal. Vraag bij elk veld: heb ik dit nodig voordat ik reageer? Zo niet, dan kan het weg of later in het gesprek.

Werkt een chat beter dan een formulier?

Dat verschilt per doelgroep. Een chat kan helpen bij mensen die nog twijfelen. Een kort formulier met keuzes werkt vaak net zo goed en is makkelijker op te volgen.

Moet ik vragen naar het budget?

Soms wel. Doe het dan met ruime keuzes en een optie als "weet ik nog niet". Zo schrik je niemand af en krijg je toch een indicatie.