Online afspraken aanbieden helpt als je eerste stap een gesprek is en je bezoekers zelf een moment willen kiezen. Het scheelt heen-en-weer mailen en de aanvrager zit direct in je agenda. Voor complexe vragen of als je vooraf wilt beoordelen of iemand past, werkt een kort formulier met daarna een afspraak vaak beter.
Waarom zelf plannen aantrekkelijk is
Na een aanvraag volgt meestal een rondje mailen. Past dinsdag? Nee, woensdag dan? Elke tussenstap is een moment waarop de aandacht kan wegzakken. Bij een online agenda kiest de bezoeker direct een moment dat past. De afspraak staat vast terwijl de interesse het grootst is.
Bovendien voelt een afspraak met een vaste duur, bijvoorbeeld twintig minuten, voor veel mensen kleiner dan "neem contact op". Ze weten precies waar ze aan beginnen.
Wanneer het goed werkt
- Als het eerste contact altijd een gesprek is. Een kennismaking, adviesgesprek of intake.
- Als je doelgroep gewend is aan online plannen. Zakelijke klanten gebruiken het vaak al.
- Als je redelijk beschikbaar bent. Een agenda met alleen tijden over drie weken werkt averechts.
- Als je bijna alle aanvragen wilt spreken. Dan is een filter vooraf minder nodig.
Wanneer een formulier beter past
- Als je eerst wilt weten of iemand past. Bij veel niet-passende aanvragen vult je agenda zich met gesprekken die nergens toe leiden.
- Als je informatie nodig hebt om je voor te bereiden. Bijvoorbeeld foto's, tekeningen of een website-adres.
- Als je aanbod ingewikkeld is. Dan wil je soms eerst per mail iets toelichten.
Een tussenvorm werkt vaak het best: een kort formulier met twee of drie vragen, en daarna direct de mogelijkheid om een moment te kiezen. Welke vragen dat zijn, lees je in welke vragen in je aanvraagformulier?
Zo richt je online afspraken goed in
- Eén soort afspraak. Bijvoorbeeld een kennismaking van twintig minuten. Meerdere soorten maakt kiezen moeilijker.
- Een duidelijke beschrijving. Wat bespreken we, hoe lang duurt het, telefonisch of via video?
- Genoeg beschikbare momenten. Liefst binnen een paar werkdagen.
- Een bevestiging en herinnering. Per mail, met een agenda-uitnodiging en een link om te verzetten.
- Een buffer tussen afspraken. Zodat je je kunt voorbereiden.
Tools zoals Calendly, Microsoft Bookings of de agenda van je klantsysteem regelen dit. Heb je een Google Bedrijfsprofiel, dan kun je ook boekingen via een aanbieder koppelen, zodat mensen vanuit Google Maps een afspraak maken.
Meet wat het oplevert
Meet het aantal geplande afspraken als aanvraag. Kijk ook hoeveel mensen niet komen opdagen en hoeveel gesprekken tot een opdracht leiden. Hoe je dat instelt, staat in hoe meet je aanvragen in GA4?
Een nette bevestigingspagina na het plannen helpt ook. Wat daarop staat, lees je in wat zet je op je bedankpagina?
Veelgestelde vragen
Komen mensen die zelf plannen ook echt opdagen?
Meestal wel, zeker met een herinnering een dag van tevoren. Een korte vraag vooraf helpt om de afspraak serieuzer te maken.
Moet ik mijn hele agenda openzetten?
Nee. Kies vaste blokken voor kennismakingen. Zo houd je grip op je week.
Werkt dit ook voor consumenten?
Ja, vooral voor diensten waarbij een bezoek of gesprek de eerste stap is, zoals een adviesgesprek of een inmeting.
Kan ik vragen stellen voordat iemand plant?
De meeste tools laten je een paar vragen toevoegen. Houd het bij twee of drie.
Wat als iemand een afspraak maakt die niet past?
Dat gebeurt af en toe. Stuur dan vooraf een vriendelijk bericht dat je denkt dat iemand anders beter kan helpen, en annuleer de afspraak. Komt het vaak voor, voeg dan een korte vraag toe voordat iemand kan plannen, of maak op je website duidelijker voor wie de kennismaking bedoeld is.
Moet de kennismaking gratis zijn?
Voor een eerste gesprek is dat gebruikelijk. Houd het dan kort en duidelijk afgebakend, zodat het geen gratis advies wordt.